Дана 26.04.2014. године ступио је на снагу Закон о министарствима („Сл. гласник РС“, бр. 44/2014, у даљем тексту: Закон), којим је дефинисано која министарства и посебне организације настављају рад, која почињу да раде, а која се гасе, односно престају да раде.
У складу са наведеним, а у вези са пословима јавних набавки који се односе на објављивање на Порталу јавних набавки, на планирање набавки и квартално извештавање о закљученим уговорима и спроведеним поступцима, наручиоци који су претрпели измене доношењем Закона, потребно је да поступе на следећи начин:
1. Оглашавање на Порталу јавних набавки (Портал)
Новонастали орган се мора регистровати на Порталу као нови наручилац, како би могао убудуће да објављује своје набавке које ће он покретати доношењем одлуке о покретању поступка.
У случају да је у моменту ступања на снагу Закона одређена набавка већ објављена на Порталу од стране наручиоца који је започео поступак и престао са радом у моменту када поступак још увек није окончан, односно док је поступак у фази спровођења, орган који преузима права и обавезе у вези са тим поступком сва наредна документа везиваће управо за првобитно објављену набавку (питања и одговори, измене и допуне конкурсне документације, обавештења…) Конкретно, то би значило да се сви огласи и обавештења у вези са већ објављеном набавком морају објављивати под истим корисничким именом и лозинком под којима је објављен позив за подношење понуда, како би се обезбедио континуитет одређеног поступка, односно да би свa релевантнa документa билa везанa за објављену јавну набавку („фасцикла јавне набавке“).
При томе, орган који наставља са спровођењем поступка већ објављене набавке на Порталу, треба да у свом првом објављеном огласу/документу, констатује новонасталу правну ситуацију, односно да у простору за „остале информације“ напомене да у складу са Законом он преузима даљу надлежност у вези са предметном набавком. Такође, и у почетној форми за унос основних података („фасцикла јавне набавке“), за коју се даље везују сви огласи и документa, требало би унети наведену информацију путем опције „измени“.
2. Планирање набавки
Новонастали огран доноси свој, нови план набавки, а у складу са Решењем о употреби текуће буџетске резерве („Сл. гласник РС“, бр.46/14), и у складу са записником о примопредаји дужности који, између осталог, садржи и преглед о преузетим и нереализованим обавезама, преглед спроведених и започетих поступака, као и преглед закључених уговора, који су неопходни да би орган могао правилно да утврди све своје будуће потребе за набавкама.
У новоизрађеном плану набавки, наручилац ће навести све своје будуће поступке које ће он покретати, односно оне поступке за које ће доносити одлуку о покретању поступка након датума његовог формирања, као новог органа. У новонастали план нови наручилац неће уносити, односно преписивати поступке који су саставни део плана наручиоца који је престао са радом, а који су већ покренути на основу плана тог претходног органа, и у фази су спровођења. Уколико у плану претходног наручиоца постоје одређени поступци који нису били покренути у моменту ступања на снагу Закона, а новоформирани наручилац утврди и даље потребу за тим набавкама, предвидеће и те поступке у свом новом плану, као нове поступке, са свим новим подацима (предвиђена средства, оквирни датуми…).
У складу са Законом о јавним набавкама („Сл. гласник РС“, бр. 124/12) и Правилником о форми и садржини плана набaвки и извештаја о извршењу плана набавки („Сл. гласник РС“, бр. 29/13), нови наручилац ће сачинити и доставити свој план набавки Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији путем софтверске апликације, у року од 10 дана од дана његовог доношења. Такође, у пропратном писму које шаље, треба да објасни новонасталу ситуацију.
Наручилац који је престао да ради, треба да достави Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији свој извештај о извршењу плана набавки, а у складу са напред наведеним прописима, закључно са датумом престанка свог рада. При томе, за сваки конкретан поступак, кроз опцију „извршење“, треба да евидентира уколико је било неких измена у планираним поступцима кроз њихово извршење (промена врсте поступка, основа за изузеће, оквирних датума…), односно да код сваког поступка констатује и новонасталу ситуацију у пољу „остало“ (ко преузима надлежност над поступком, зашто поступак није покренут…). У пропратном писму, потребно је образложити новонасталу ситуацију и разлог достављања извештаја.
Електронску базу података планова набавки и кварталних извештаја наручиоца који је престао да ради, преузима и чува нови орган у складу са правним следбеништвом.
3. Квартално извештавање о закљученим уговорима и спроведеним поступцима
Новонастали орган формира своју, нову базу кварталних извештаја у коју ће евидентирати све уговоре које он закључује, од момента свог настанка.
Орган који је престао са радом, закључно са датумом свог постојања, доставља Управи за јавне набавке квартални извештај о закљученим уговорима и спроведеним поступцима, и у пропратном писму констатује новонасталу ситуацију.
Сви уговори које је закључио претходно постојећи орган, налазиће се у бази кварталних извештаја само тог органа и биће везани за поступке из његовог плана.
Сви уговори које ће закључивати новоформирани орган, наћи ће се у бази података новог органа, и биће везани за поступке који су предвиђени у плану новог органа.
Дакле, један исти уговор се не сме истовремено наћи у бази старог и новоформираног органа, већ само на једном месту, у зависности од тога који орган га је закључио.
Уговоре које закључује нови орган, а који су проистекли из поступака који су били предвиђени у плану органа који је престао да постоји, евидентираће у својој новој бази кварталних извештаја новоформирани орган. Међутим, те уговоре нови наручилац неће моћи физички да веже за поступке из свог плана, јер се ти поступци, на основу којих је закључио уговоре, налазе у плану набавки наручиоца који је престао да постоји. У том случају, нови наручилац, приликом слања својих кварталних извештаја, у пропратном писму треба да наведе све такве уговоре и да појасни на план ког наручиоца и на које конкретне поступке се односе закључени уговори.
Што се тиче евидентирања измена и извршења уговора које је закључио орган који је престао да ради, новонастали орган који је преузео одговарајуће надлежности, односно преузео базе података свог „претходника“, дужан је да Управи за јавне набавке доставља наведене податке путем старе базе података, како би се остварио континуитет извештавања о закљученим уговорима. При слању тих извештаја, потребно је да у пропратном писму орган образложи новонасталу ситуацију услед које он, као новоформирани наручилац, шаље податке о изменама и извршењу уговора у име наручиоца који више не постоји.
